Pocket Sync: spraakopnames die zichzelf opbergen
Een classifier die Pocket AI-opnames automatisch koppelt aan de juiste klant- of projectmap op Nextcloud. Cron-driven op de Mac Mini, elke 15 minuten op werkdagen.
Het probleem
Ik gebruik Pocket AI als spraakrecorder voor reflecties, gespreksnotities en losse ideeen. Probleem: alle opnames belanden in een grote stapel. Daarna moet ik handmatig sorteren naar de juiste klantmap, en dat gebeurt dus niet. Na een paar weken is alles onvindbaar.
Wat ik gebouwd heb
Een sync-pipeline die opnames automatisch op de juiste plek zet:
Pocket AI export: nieuwe opnames worden opgehaald via de Pocket AI API
Classifier: scant titel plus de eerste 3000 tekens van de transcriptie tegen een client-map (klantnamen, projectaliassen, spelling-varianten)
Routing: opnames worden gecopierd naar de juiste folder, bijvoorbeeld Projecten/2026/CoPilot Academy of Leads/2026/Q2/OnzeAuto
Vangnet: niet-herkende opnames belanden in Notulen/Ongesorteerd zodat niets verloren gaat
Cron op de Mac Mini: elke 15 minuten tijdens werkdagen, zodat opnames binnen een kwartier op hun plek staan
Wat ik geleerd heb
De CLIENT_MAP heeft kwartaalonderhoud nodig: leads verhuizen van Q1 naar Q2, dus paden moeten mee
Spelling-varianten zijn de grootste foutbron. Een opname met "Inodesh" als spelling vindt de map "inodash" niet, tenzij je beide als alias toevoegt
Een vangnet-folder werkt beter dan een mislukte routing: ik scan Ongesorteerd een keer per week en haal er nog 2-3 stuks uit
Resultaat
Het sorteerwerk is verdwenen. Ik praat een opname in op mijn telefoon, en binnen 15 minuten staat hij in de juiste klantmap met transcriptie. Het Mac Mini-cronjob draait al weken zonder onderhoud.